Remote Work – wie wir unsere Arbeit von zu Hause neu gestalten können

Remote Work – wie wir unsere Arbeit von zu Hause neu gestalten können

Der externe Schock, der die Digitalisierung in Unternehmen ein gutes Stück voran treibt, ist da. In dieser Form wollte ihn niemand. Aber durch die Covid19-Pandemie wird ein Großteil der Wissensarbeiter zeitweise in die Arbeit als Remote Worker katapultiert. Nachdem in der ersten Woche die Klärung von technischen Fragen wie VPN-Zugängen und das Einrichten von Tools und virtuellen Meetingräumen geklärt wurde, stellt sich jetzt die Frage: wie können wir für die neuen Formen der Zusammenarbeit eine geregelte Struktur schaffen?

Home Office versus Remote Work

Hat man einen Arbeitsplatz im Büro und arbeitet nur ab und an von zu Hause aus, spricht man von Home Office. Hat man jedoch kein Büro, zu dem man zumindest sporadisch zurückkommt – wie derzeit die meisten von uns – so muss man seine Arbeit anders organisieren, man spricht hierbei von Remote Work. Bei Home Office fügen sich die zu Hause Arbeitenden den Prozessen der im Büro Arbeitenden. Bei Remote Work aller Mitarbeiter müssen Prozesse neu entwickelt werden, die ein komplett verteilt arbeitendes Team über einen langen Zeitraum funktionsfähig machen. Doch inwiefern unterscheiden sich diese Prozesse von den gewohnten?

Als Remote Worker stehen wir vor der Herausforderung, Arbeitsabläufe neu zu definieren – warum?

Der neue Arbeitsweg: von der Küche bis zum Wohnzimmertisch. Die Arbeitskleidung: von Business Casual bis zur Freizeitkleidung, jetzt ist (fast) alles erlaubt. Der morgendliche Klatsch an der Kaffeemaschine, der Plausch mit dem Pförtner, die Aufregung über die Unpünktlichkeit der Bahn: das bekommen jetzt die Katze, die Kinder, der Partner oder das eigene Spiegelbild ab.

Routinen ändern sich. Abläufe funktionieren nicht mehr so wie vorher und müssen neu entwickelt werden. Wann startet eigentlich der Arbeitstag zu Hause? Nach dem Duschen, beim ersten Kaffee, immer gleich oder jeden Tag anders? Und wann endet er, wenn ich plötzlich immer erreichbar bin?

Auch bisher haben wir den Tag über vor dem Rechner gesessen, daran ändert sich nicht viel und dennoch gestaltet sich die Arbeit zu Hause ganz anders. Wie stelle ich sicher, dass ich alles mitbekomme, was für mein Projekt relevant ist und aktuelle Neuigkeiten nicht an mir vorbeigehen? Die gemeinsame Zigarette, das zufällige Treffen am Aufzug oder die wöchentliche Verabredung zur Mittagspause – all diese informellen Treffen, für die ich kein extra Meeting aufsetzen würde, finden nicht mehr statt. Nicht nur der persönliche Austausch, auch der Wissenstransfer und Informationsfluss werden gehemmt. Wie finde ich dafür im digitalen Raum eine Alternative?

Wenn ich als Führungskraft den Mitarbeiter dort im Büro nicht sitzen sehe, wenn ich Besprechungen, offene Fragen, Erfolge nicht nebenbei mitbekomme, kann es sein, dass mir das Gefühl der Kontrolle entgleitet. Gleichzeitig wird die Kompetenz der Selbst-Organisation immer wichtiger, wenn der vorgegebene äußere Rahmen fehlt.

Wie wir uns selbst Struktur geben können – ein beispielhafter Tag als Remote Worker

Wir haben ein Beispiel für einen Tag als Remote Worker mitgebracht, der Struktur und Lösungen für die gestellten Fragen bringen soll.

Der Tag beginnt mit einem kurzen täglichen Videomeeting des Teams. Das hat zum Vorteil, dass es eine konkrete Uhrzeit gibt, zu der alle am Arbeitsplatz beginnen. Durch das kurze Meeting, in dem sich alle sehen und in dem die Aufgaben der Woche (montags) und an den anderen Tagen die Aufgaben des Tages besprochen werden, gibt es einen kurzen Check-in und eine Synchronisation, die den Arbeitsfluss und die Fokussierung auf die wichtigsten Arbeiten sowie eine Verbundenheit im Team schafft. Die Teams sollten 5 – 7 Personen umfassen, größere Teams dazu in kleinere Teams gesplittet werden. Führungskräfte oder Product Owner können dabei z.B. abwechselnd an den Meetings der Teams teilnehmen. Es bietet sich an, dem Tag eine klare Struktur zu geben – wann wird gearbeitet, wie lange arbeite ich an welchem Thema, wann mache ich Pause, wann endet der Tag? Die Arbeit im Time-Boxing-Verfahren bannt die Gefahr und hilft, unnötig lange auf einer Aufgabe zu verharren. Der Vormittag sollte ansonsten meetingfrei gehalten werden, um Produktivzeiten zu ermöglichen, in denen die Remote Worker in einen Arbeitsflow kommen und ihre Aufgaben erledigen können.

Wichtig für die Remote Worker ist, dass sie alle auf denselben Tools arbeiten und Informationen transparent zur Verfügung gestellt werden. Somit ist sichergestellt, dass jeder zu jeder Zeit Zugriff auf alle für ihn notwendigen Informationen hat – unabhängig davon, ob er am Aufzug zufällig von den Projektergebnissen erfährt. Das gilt für Kollegen untereinander, aber auch für den Vorgesetzten, der einen Überblick über den aktuellen Projektstand benötigt. Die Bringschuld wird durch zunehmende Transparenz zu einer Holschuld von Informationen und verringert damit administrative Aufwände. Dabei sollte u.a. darauf geachtet werden, dass Kommunikation und Zusammenarbeit in klar definierten Kanälen abläuft. So sollten z.B. Aufgaben, die ich an einen Kollegen weitergebe im Aufgabentool mit namentlicher Zuordnung, Frist und kurzer Beschreibung eingetragen werden. Allgemeine Fragen sollte ich über die definierten Chatprogramme im privaten Kanal an sie/ihn stellen, Informationen, die alle betreffen, sollten in die entsprechenden öffentlichen Channels gepostet werden. Gruppen und Channels zu bestimmten Themen bieten die Möglichkeit, gewohnte Treffen virtuell weiterzuführen. Warum nicht die Kollegen virtuell zum Mittagessen per Videokonferenz treffen oder in einer Fun Facts-Gruppe die lustigsten Funde teilen, die man sonst an der Kaffeemaschine gezeigt hätte? Der informelle Austausch kann so in Teilen weitergeführt werden. Inwieweit genau das jedoch wiederum zur Ablenkung beiträgt, muss am Ende jeder für sich selbst abwägen. Ein bewusstes Ausprobieren und Austesten wie viel Interaktion für die persönliche Nähe und den Austausch förderlich ist und ab wann die Nachrichten von der eigentlichen Tätigkeit ablenken, muss sicherlich immer wieder neu justiert und austariert werden.

Werden Messaging-Apps wie Signal, Telegram oder WhatsApp genutzt, so sollten Informationen als eine sinnzusammenhängende Nachricht versendet werden und nicht nach jedem Satz die Entertaste gedrückt werden, so dass für eine Nachricht letztlich nur 1 Ping und nicht mehrere einlaufen, was für die/den Angeschriebene/n irritierend ist und die Beantwortung erschwert. Benachrichtigungen der verschiedenen Messenger-Dienste und Tools sollten ausgeschaltet sein, um den produktiven Arbeitsflow nicht zu unterbrechen.

In den Nachmittag starten wir mit einem weiteren kurzen Checkin per Videokonferenz – ein gemeinsamer Nachmittagskaffee bei kurzem Schnack bietet sich hier an –  und läuten damit die Meeting-Time ein. Besprechungen innerhalb des Teams und mit Kunden, Lieferanten oder anderen externen Personen können hier terminiert und durchgeführt werden. Produktiv- und Meetingphasen werden so bewusst voneinander getrennt.

Optimalerweise endet der Tag mit einer Einheit, in der die in den Meetings angefallenen Aufgaben gleich erledigt oder entsprechend terminiert werden können. Ein schönes Ritual ist es, freitags die Arbeitswoche nachmittags gemeinsam zu einem vereinbarten Zeitpunkt zu beenden. Jeder/m steht danach frei, noch weiter zu arbeiten, jedoch ist klar, dass nun in den Wochenendmodus geschaltet wird.

Die Chancen der neuen Situation erkennen und gleichzeitig den besonderen Umständen gerecht zu werden – gar nicht so leicht

Neben einigen Einschränkungen wie dem sozialen Austausch oder Aufbrechen gewohnter Routinen, liegen sicherlich auch viele Vorteile in der Arbeit als Remote Worker verborgen. Lassen sich private Angelegenheiten und Abläufe doch wesentlicher leichter in den Arbeitstag integrieren. Warum nicht am Nachmittag eine Runde joggen gehen, wenn die Konzentration nachlässt, mit dem Hund Gassi gehen, mit den Kindern spielen oder etwas am Bild weiter malen und so den Kopf ganz anders frei bekommen? Lasst uns kreativ werden, die Freiräume nutzen, die im „normalen“ Alltag um vieles schwerer zu finden sind und überlegen, wie ein Arbeitstag optimal zu den eigenen Bedürfnissen passt.

Besondere Herausforderungen des Remote Work in Zeiten der Covid-19 Pandemie

Und dennoch das Besondere an der Form des derzeitigen staatlich verordneten Home Office ist, dass das Homeschooling und die restriktiven Ausgangsregelungen auf organisatorischer, die möglichen Sorgen um die Gesundheit sowie die Unsicherheit über den eigenen Arbeitsplatz und die wirtschaftliche Entwicklung eine besondere Belastungssituation für die Remote Worker darstellen (können). Dieser besonderen Situation sollte in den virtuellen Teammeetings ein Raum gegeben werden, indem in regelmäßigen Abständen (je nach Bedarf wöchentlich, täglich oder bei neuen Situationen) bewusst diese Themen in den Meetings angesprochen und mögliche schwierige Situationen bei den Mitarbeitern zur Sprache kommen. Aufgaben müssen den aktuellen Umständen immer wieder angepasst und neu justiert werden. In gemeinsamer Runde können wir nach Beruhigung, Trost und Lösungen suchen und so die besonderen Herausforderungen dieser Zeit gemeinsam meistern.

 

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Artikel. Wenn Sie mehr dazu lernen möchten, wie     Führung auf Distanz in virtuellen Teams gelingen kann, dann treffen Sie uns doch in unserem Webinar „Remote Führen“ für die Management School St. Gallen. Termine und weitere Informationen finden Sie hier.

 

Autoren: Birte Gall und Anna-Leena Haarkamp