Remote Work – welche Voraussetzungen wir für produktive Arbeit im virtuellen Raum brauchen

Remote Work – welche Voraussetzungen wir für produktive Arbeit im virtuellen Raum brauchen

Wir erarbeiten neue Dinge zusammen, wir halten uns auf dem aktuellen Stand, wir unterstützen uns gegenseitig und manchmal quatschen wir auch einfach über private Dinge. All dies ohne ein gemeinsames Büro oder physischen Ort. Unsere Arbeit im virtuellen Raum – entweder als Übergangslösung aufgrund der aktuellen Situation oder auf Dauer angelegt. Was müssen wir tun, damit diese Arbeit der Zusammenarbeit bestmöglich gelingen kann? Welche Voraussetzungen müssen wir schaffen?

Arbeit muss viel stärker strukturiert, Prozesse und Abläufe viel expliziter festgelegt und Kommunikation deutlich stärker gesteuert werden als im physischen Raum.

Da es den kurzen Zuruf über den Schreibtisch, das zufällige Treffen am Fahrstuhl oder den Plausch am Kaffeeautomaten in der Form nicht gibt, sind wir viel mehr darauf angewiesen, dass wir wissen

  • Wie und wann erreiche ich meine Kollegen am besten?
  • Wer arbeitet gerade an welchen Themen und steht dabei wo?
  • Wie können wir Themen im virtuellen Raum gemeinsam erarbeiten und Inhalte festhalten?
  • Wo finde ich die benötigten Informationen?

Um diese Fragen beantworten zu können, gilt es, die Aufgaben und Abläufe der täglichen Arbeit gedanklich in vier Bereiche zu strukturieren und diese optimal zu organisieren:

  • Strukturierten Austausch ermöglichen: Raum für Kommunikation
  • Cockpit und Steuerung: Raum der Koordination
  • Platz zum Experimentieren und Entwickeln: Raum der Zusammenarbeit
  • Ordnung schaffen: Raum der Datenspeicherung

Ziel dieser Räume ist es, Informationen und Kommunikationsflüsse offen zugänglich und zentralisiert verwaltet zu gestalten, damit dezentral gearbeitet werden kann. Das klingt etwas trocken. Daher die Frage: Was bedeutet das?

Allen Mitarbeitern müssen mindestens alle Informationen zur Verfügung stehen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Alle Informationen müssen digital auffindbar sein und nicht durch ein Telefonat erfragt werden müssen. Statt einer Informationshierarchie ist eine offene Teilung von Informationen entscheidend: default to transparency, d.h. die „Standardeinstellung“ für Dokumente und Informationen ist auf „frei zugänglich“ gestellt. Kollege Walter sollte also mit Blick auf die Laufwerke, das Intranet und weitere verwendete Tools sofort alle Infos finden können, die er braucht, ohne für jede Frage zum Hörer greifen zu müssen.

Zudem muss er sich darauf verlassen können, dass die Information, die er gefunden hat, auch die aktuellste ist, d.h. keine Speicherungen und Kopien auf dem Desktop. Wir brauchen eine definierte, verlässliche Quelle (auf Denglisch gerne auch: One single source of truth). Das heißt, wenn Walter dann doch mit Iris über sein Thema spricht, sollte sie ihm dann nicht etwas anderes sagen, als das, was er bereits im Netz gefunden hat.

Strukturierten Austausch ermöglichen: Raum für Kommunikation

Im Kommunikationsraum geht es darum, die fachliche Zusammenarbeit mit den Kollegen und die soziale Interaktion gemeinsam zu gestalten. Zunächst stellt sich die Frage, über welche Kanäle können und wollen wir miteinander kommunizieren, was steht uns zur Verfügung?

  • Email
  • Telefon
  • Videocall
  • Chat/Messenger

Um anschließend zu definieren, welchen Kanal wir für welche Themen verwenden wollen. Wann sollte Walter zum Hörer greifen, bei welchen Themen ist eine Email das Mittel der Wahl und wann macht der Chat am meisten Sinn? Das Bespielen sämtlicher Kanäle zu sämtlichen Themen kann nicht nur extrem anstrengend sein, sondern lässt einen auch wahnsinnig schnell den Fokus verlieren. Wenn nicht klar ist, ob eine Chatnachricht für einen Moment ausgeblendet werden kann oder dies eine dringende Anfrage des Chefs bedeutet, verursacht dies unnötige Unsicherheit.

Ebenso das Gefühl, permanent erreichbar sein zu müssen. Anders als im Büro haben wir im Home Office oft andere Erledigungen, die anfallen und sich mit der Arbeit vermischen – der Postbote klingelt oder – in der aktuellen Situation – das Kind meldet sich, das zu Hause betreut werden muss. Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern zu welchen Zeiten über welche Kanäle eine gewisse Erreichbarkeit notwendig ist – den Rest der Zeit lassen Sie Ihren Mitarbeitern freie Hand und geben Ihnen den Freiraum, um Arbeitszeit den individuellen Bedürfnissen entsprechend zu gestalten. Das Einrichten von sogenannten „silent hours“ im Team, in denen keine Anrufe und Mails beantwortet werden, kann hierbei klare Freiräume für produktive Arbeitszeit schaffen.
Eine goldene Regel für den Einsatz und die Frequenz bestimmter Kanäle gibt es nicht. Entscheidend ist vielmehr, dass diese explizit besprochen werden und sowohl zu Ihren und als auch zu den Anforderungen des Teams passen.

Beispiele für Tools: Slack, Stackfield, gotomeeting, webex, zoom, skype, teams

Cockpit und Steuerung: Raum der Koordination

Damit nicht nur klar ist, wie wir einander am besten erreichen können, sondern auch transparent ist, wer an welchen Themen arbeitet, benötigen wir einen Raum, in dem wir einen aktuellen Überblick bekommen können, wo die einzelnen Aufgaben im Team stehen. Dies ist ein Bereich, in dem koordiniert wird

  • welche Aufgaben anstehen,
  • bis wann diese zu erledigen sind,
  • wer verantwortlich ist und
  • auf welchem Bearbeitungsstand diese sind.

Abgebildet wird dies idealerweise über ein digitales Tool, das zum einen den ortsunabhängigen Zugriff erlaubt und zum anderen eine abteilungsübergreifende Informationstransparenz herstellt. Walter würde hier beispielsweise aktuelle Arbeitsstände, Zuständigkeiten und Auslastungen einsehen. Er muss also nicht mehr jeden einzeln anfragen, sondern kann wesentliche Infos im Tool direkt im Überblick sehen. Aus einer Bringschuld für Mitarbeiter wird so eine Holschuld von Informationen für alle Angestellten – auch für die Führungskraft.

Funktionsweise: Viele der gängigen Tools arbeiten in Anlehnung an das Kanban-Board: ein Tool zur strukturierten Bearbeitung von Aufgaben. Neue Aufgaben werden in einem Sammelbereich, dem sog. „Backlog“ unstrukturiert gesammelt, dann priorisiert und Bearbeitungszeiträume sowie ggfs. Verantwortlichen zugewiesen. Für die noch nicht zugewiesenen Aufgaben ist das Team als Gesamtheit verantwortlich dafür, dass diese Aufgaben zum definierten Zeitpunkt fertig sind. Sobald die Aufgaben priorisiert wurden, werden sie gemäß ihres Bearbeitungsstands fortlaufend durch den Bearbeiter gekennzeichnet und entsprechenden Bearbeitungsphasen zugeordnet bis die Aufgabe letztlich abgeschlossen ist und im Board in den Bereich „Fertig“ o.ä. geschoben wird. Dabei können Verantwortliche markiert, Fristen hinterlegt und Dokumente angehangen werden, so dass alle relevanten Informationen zur Erledigung dieser Aufgabe, an einem Ort zentral gebündelt werden.

Beispiele für Tools: Meistertask, Trello, Asana, Wrike, Jira

Platz zum Experimentieren und Entwickeln: Raum der Zusammenarbeit

Der virtuelle Raum zur Zusammenarbeit bietet uns die Umgebung, um über das reine Austauschen von Informationen hinaus gemeinsame neue Ideen, Konzepte und Lösungen zu entwickeln. Während wir im physischen Raum am Whiteboard stehen, brauchen wir im virtuellen Raum ebenfalls ein Tool, mit dem wir Arbeitsergebnisse festhalten und gemeinsam weiterentwickeln können. Entscheidend hierbei ist, dass alle Beteiligten gleichzeitig darauf zugreifen können und Änderungen – wie im physischen Raum – simultan möglich sind.

Auf einem digitalen Whiteboard können analog zu den Post-its im Workshopraum Notizen angebracht, verschoben und abgeändert werden. Es können Gruppen gebildet und der Timer gestellt werden, so dass wesentliche Elemente eines Workshops auch im virtuellen Raum abbildbar sind. Wenn Walter, Rebecca und Iris zusammen ein Konzept entwickeln, halten sie ihre Arbeitsergebnisse virtuell auf dem Board fest – sobald Walter etwas ändert, sieht es Rebecca augenblicklich und kann ihre Gedanken dazu äußern. Ihre Ergebnisse werden so auch visuell greifbar, obwohl das einzige gemeinsame Medium ein virtuelles Tool ist.

Der große Vorteil hierbei ist, dass Arbeitsergebnisse und Protokoll zu gleich erstellt werden. Ein nachgelagertes Fotografieren der Ergebnisse und Zusammenstellen ist im Digitalen nicht notwendig. Auch müssen Vorlagen nur einmal erstellt und angelegt werden.

Wichtig ist, dass alle auf das gleiche Dokument zugreifen und alle Schreibrechte erhalten, so dass Arbeitsergebnisse wirklich auch nur an einer Stelle gesammelt werden.

Beispiele für Tools: miro, MURAL, google docs, dropbox paper

Ordnung schaffen: Raum der Datenspeicherung

Bei den allermeisten Unternehmen seit Jahren schon gang und gäbe, daher an dieser Stelle nur ein kurzer Hinweis: Dateien, Bilder und Co müssen zentral in einem Datenraum gespeichert sein, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. Hierbei gilt das Prinzip der Informationstransparenz wie bereits oben erwähnt: jeder Mitarbeiter muss mindestens Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen erhalten. Im Zweifel sollte hierbei jedoch lieber alles freigegeben werden, als dass jede Berechtigung separat erfragt werden muss – das verhindert Wissensfürstentümer und beschleunigt die Arbeitsprozesse.

Beispiele für Tools: Tresorit, bdrive, dropbox

Idealerweise sollte ein Tool eingesetzt werden, das möglichst viele dieser vier Räume bereits integriert abbildet. Ein in Unternehmen mittlerweile weit verbreitetes Tool ist Microsoft Teams, das Kommunikation, Datenspeicherung- und Arbeitsüberblick übersichtlich miteinander kombiniert. Lediglich beim Thema Arbeitsraum sind andere Tools wie miro oder murals deutlich weiterentwickelt.

 

Autorin: Anna-Leena Haarkamp